リコー、Office 365との連携で会議室の予約を管理する「RICOH スマート予約サービス」

　株式会社リコーは16日、Office 365とシームレスに連携し、会議室や各種設備など社内のリソースを簡単に予約・管理できるクラウドサービス「RICOH スマート予約サービス」を発表した。10月21日より提供を開始する。

　「RICOH スマート予約サービス」は、Office 365のアプリケーションと各部屋に設置されたタブレット端末（ルームモニター）をクラウド上で連携させ、スムーズな利用を実現するソリューション。

　Office 365のスケジューラ上から、社内の会議室の空き状況を確認して会議を予約すると、会議室に設置したルームモニターへ予約情報が表示されるようになる。

　また利用者は、会議室への入退出時に、各部屋に設置されたルームモニターからチェックイン／チェックアウトを行うが、予約時刻を過ぎてもチェックインされない場合は自動キャンセルとなる仕組みを搭載した。キャンセルされた部屋はOffice 365上に空室として反映され、ほかの利用者が使用可能になる。

　また、あらかじめ設定された会議終了時刻を端末から音声アラートによって知らせる機能も備えており、会議の長時間化を抑制するとのこと。

　さらに、リコーのデジタルホワイトボード「RICOH Interactive Whiteboard」と連携し、入退出する際に自動でスリープ状態のオン/オフを制御できるので、電源の切り忘れを防止できる。今後は同製品以外にも、さまざまなエッジデバイスとの連携機能を強化・拡張していく予定とした。

　このほか管理者向け機能として、Microsoft Power BIとの連携による、会議室の利用状況の分析機能を提供する。管理者は、ユーザーや部屋ごとに利用率やキャンセル率などの使用状況を把握でき、社内リソースの効率的な運用につなげられるとのことだ。

　なおリコーでは、このシステムを自社オフィス内に導入し、社内実践に取り組んできたが、その結果、「入室がなく自動キャンセルされた会議が14％を占め、このうち52％が再予約され有効に使われた」「会議の25％が終了予定時刻の5分以上前に終了できた」といった効果を上げたとしている。